Cómo hacer un business case para una MobileBotApp

No cabe duda de que la transformación digital genera beneficios en las organizaciones. Pero también es cierto que los presupuestos son limitados y que los que tienen que tomar la última decisión deben estar convencidos de su prioridad.

Por tanto, tomar una decisión sobre inversión en desarrollo de software requerirá justificar los costes y mostrar las evidencias de que el desarrollo de una MobileBotApp puede mejorar notablemente los procesos de un negocio.

Por ello en este post os detallamos cómo hacer un Business Case para una MobileBotApp o lo que es lo mismo, cómo identificar los beneficios y los costes de una aplicación móvil con bot y calcular el retorno de la inversión.

¿Qué es y por qué necesitamos un Business Case para una MobileBotApp?

El Business Case se desarrolla en los primeros pasos de un proyecto para decidir si vale la pena continuar con el mismo, en este caso tendrás que tener en cuenta qué preguntas se deben contestar antes de desarrollar una MobileBotApp. Responder a estas cuestiones facilita la toma de decisiones y ayuda a comprender en profundidad los retos a los que te enfrentas. 

El Business Case es necesario porque muestra los beneficios, costes, riesgos y el estado actual en contraste con la mejora futura para que el manager pueda aprobar la inversión.

Si crees que tu empresa puede mejorar sus procesos internos y piensas que la solución es desarrollar una aplicación móvil con asistente virtual, lo más probable es que tengas que exponer a un directivo de la compañía el por qué esta decisión es la correcta. Aquí te daremos las claves para tener éxito en tu misión.

¿Cuáles son los elementos necesarios para el desarrollo de un Business Case?

Para la creación de un Business Case para el proyecto de desarrollo de una MobileBotApp necesitamos incluir estos elementos:

Resumen ejecutivo

Esta sección es la que abre la presentación del Business Case, pero la última en redactarse porque sintetiza lo recogido en los demás pasos.

Debes atraer la atención de tu audiencia con una redacción clara y concreta que comunique la información esencial de todos los elementos. Ten en cuenta en este punto las circunstancias específicas de tu industria.

Retos

Aquí debemos desgranar los problemas ante los que nos enfrentamos y qué queremos mejorar o solucionar. También tendremos en cuenta los posibles riesgos derivados de la capacidad de la organización para afrontar el cambio.

Por tanto, en esta sección debemos incluir:

• Retos a los que nos enfrentamos.
• Consecuencias actuales de estos retos.
• Oportunidades que pueden plantear estos retos.

Y por último piensa en tu audiencia, canaliza el discurso para que el reto a solventar esté en concordancia con las prioridades de la compañía (ahorro de tiempo, coste de personal; etc.)

Solución

En esta sección trataremos de convencer de que la MobileBotApp es la clave para solucionar los retos antes mencionados. 

Nuestra propuesta debe detallar:

• Las funcionalidades necesarias de la aplicación móvil con bot para abordar los retos encontrados.
• Los requerimientos de la tecnología (integración con otro sistema, entornos de dónde obtendrá la información; etc.)
• Los procesos que se optimizarán con la medida.

Convence a tu interlocutor explicando como una aplicación móvil con bot es capaz de mejorar los procesos de la empresa y por qué es mejor que otras posibles soluciones.

Coste

Indica aquí todos los costes tangibles e intangibles relacionados con la adopción de la solución, en esta caso la MobileBotApp:

• Costes tangibles: desarrollo de la aplicación móvil con bot, mantenimiento del software.
• Costes intangibles: tiempo necesario para la implementación, coste de aprendizaje en su caso.

Prepara una previsión de cash flow si fuera necesario, no es necesario sobrecargar de información al lector, pero si realizas una presentación debes estar preparado para las preguntas que pudieran surgir.

Beneficios

Destaca los beneficios asociados a la implementación de una aplicación móvil con bot explicando por qué es necesaria esta inversión.

• Beneficios tangibles: ahorro de costes como el de evitar tener que reforzar a la plantilla en periodos puntuales, atención 24 horas, ahorro de espacios en oficinas, reducción de abandono en carros de la compra gracias a la resolución de dudas, etc.
• Beneficios intangibles: mejorar la calidad del servicio, favorecer la omnicanalidad, ir acorde con la estrategia de la compañía, multiidioma, permitir a los departamentos de atención al cliente dedicarse a casos más especializados o seguir siendo competitivos.

Usa el ROI o retorno sobre la inversión para justificar ante los directivos el desarrollo de la MobileBotApp. Calcula los costes actuales y los beneficios que se pueden producir con el cambio:

• Identifica las consultas aplicables que hace o recibe tu empresa y examina de ellas a cuáles puedes aplicar la aplicación con bot.
• Calcula el porcentaje de consultas de las que se podría encargar la MobileBotApp, puedes preguntarnos si tienes dudas en este punto.
• Averigua el tiempo que invierte el departamento correspondiente en realizar este tipo de consultas.
• Calcula el coste por hora dedicada a este tipo de operaciones y multiplícalo por las horas invertidas. Después compáralo con el coste de la MobileBotApp.
• Indica el coste por hora dedicada a este tipo de operaciones y multiplícalo por las horas invertidas. Después compáralo con el coste de la MobileBotApp.

Cronograma

Averigua el tiempo necesario para desarrollar la solución:

• Tiempo necesario para el desarrollo de la MobileBotApp.
• Tiempo necesario para la implementación de la app teniendo en cuenta que los usuarios se tienen que hacer con la herramienta.

Aquí podemos incluir un timeline (como hemos hecho nosotros en la plantilla descargable) para hacer más visual la línea temporal en la que se sucederán los hitos del proyecto.

Esperamos que con estas pautas, el desarrollo de tu Business Case incluya todo lo necesario para que los que tomen la decisión sobre incorporar a la empresa una MobileBotApp, lo hagan con una visión amplia acerca de lo que puede aportar a la empresa. Y para ponértelo aún más fácil, hemos creado una plantilla de Business Case para incorporar una aplicación con asistente virtual a tu negocio. Si después de este análisis crees que esta opción es la que encaja en tu empresa, o si tienes dudas acerca de su conveniencia, los especialistas de Enzyme Advising Group y Auroralabs estaremos encantados de atenderte.

Descárgate gratis esta plantilla de Business Case para una MobileBotApp

Descarga una copia para poder exponer fácilmente y con éxito los 6 pasos propuestos con indicaciones y pistas para guiarte en tu trabajo.