De nada nos sirve contar con un producto de alta calidad y ser enormemente efectivos en la planta de producción si no gestionamos de manera óptima nuestros proveedores y nuestra relación con ellos.

Intercambio de información, evaluación, control de pagos, peticiones de stock… un portal de proveedores es una herramienta útil y necesaria que ayudará a mejorar nuestros resultados. ¿Con qué debe contar un portal de proveedores? Veamos algunas de las características a las que no puedes renunciar.

l¿Qué es un portal de proveedores y en qué nos ayuda?

Un portal de proveedores es una aplicación que nos permite mejorar el control de la logística de nuestra empresa y ampliar la visibilidad de nuestra cadena de suministro. Dependiendo del sector en el que estemos desarrollando nuestra actividad, un portal de proveedores tendrá habilitadas unas u otras acciones o soluciones. A rasgos generales un portal de proveedores debe servirnos para:

• Comunicarnos con proveedores a nivel de demanda de stock y organización de facturas.
• Hacer que el proveedor autogestione sus datos y anticipe forecasts. Reducir nuestro tiempo dedicado a estas actividades.
• Reducir actividades que no son propiamente nuestra actividad principal y de esta manera aumentar nuestra productividad general.

 Un portal de proveedores: funcionalidades necesarias

Un portal de proveedores tiene que contar con una serie de partes de gestión para que cumpla su función:

Base de datos

Una de las características primordiales es facilitar el mantenimiento de la base de datos de nuestros proveedores. En nuestro portal, la base de datos y su facilidad de uso para dar de alta o baja a proveedores y actualizar diferentes datos es clave para evitar duplicados y poder hacer una segmentación inteligente posterior.

Autogestión

Además, hay que apostar por la autogestión. Una manera de crear relaciones estables y sólidas con proveedores es que sean ellos mismos los que, accediendo al portal de proveedores, puedan aumentar nuestra visibilidad y gestionar datos de pedidos, pagos, stocks, forecasts e inventarios de forma autónoma.

Misión y valores de la empresa

Los valores y la misión de nuestra empresa deben ser conocidos por nuestros colaboradores y, en cierto sentido, compartidos, a pesar de que cada uno tenga su propio papel. Un portal de proveedores con capacidad de acceso para personas colaboradoras en nuestra organización implica sentar las bases de una relación de confianza a largo plazo con beneficios para ambas partes.  

Necesidades del departamento de compras: clave en el diseño del portal

El papel del departamento de compras es fundamental ante el requerimiento y la necesidad de controlar las peticiones de pedidos y seguir los tiempos de entrega en esta parte de la logística de nuestra empresa. Entre las acciones que se necesitará realizar está la de hacer un bloqueo o desbloqueo de un pedido, poder efectuar la validación de una compra, y conocer si los tiempos de entrega se cumplen.

En el funcionamiento óptimo de un portal de proveedores alcanzaremos nuestros objetivos si disponemos de módulos de información y de datos dinámicos y que integren correctamente todas las etapas del “procurement- to- pay”. El control de los inventarios la previsión del presupuesto y la gestión dinámica de cambios de precios ayuda considerablemente a compradores y category managers en su trabajo diario

Un portal de proveedores es una herramienta de control, eficiencia y aumento de visibilidad gracias a la cual podemos ampliar la calidad de nuestra planta de producción o nuestros servicios a toda la cadena de suministro.