Base de datos online: todo lo que necesitas saber al respecto

La tendencia de utilizar el cloud computing es cada vez más notoria entre las empresas que buscan abaratar costos y optimizar los recursos. Si quieres conocer todas las ventajas y los posibles inconvenientes de utilizar una base de datos online, así como las soluciones que aportan, las diferencias entre usar Excel o un CRM y muchas cosas más, sigue leyendo y te lo contamos.

¿Qué es una base de datos online?

Una base de datos online es un conjunto de información digitalizada perteneciente a uno o varios contenidos relacionados entre sí. Esta información es almacenada en la nube a través de proveedores como Microsoft u Oracle, los cuales tienen servidores especialmente diseñados para las bases de datos de terceros. Los datos almacenados en un servidor en la nube pueden ser difundidos, manipulados, consultados o reconstruidos por medio de los sistemas de gestión de bases de datos.

Ventajas de una base de datos en la nube

La base de datos online es una apuesta para empresas que quieren almacenar una gran cantidad de información en un lugar accesible, a cualquier hora y desde cualquier parte del mundo. En este panorama, las principales ventajas que ofrece son:

• Reducción de costes: la inversión en la gestión cloud varía, pero es más rentable que comprar un servidor propio que ocupa espacio, consume energía y requiere mantenimiento de hardware y software.
• Acceso desde cualquier dispositivo: cualquier dispositivo con conexión a internet puede ser utilizado para acceder a la base de datos en línea, lo que implica el uso de smartphones, tablets, laptops y PC.
• Mantenimiento remoto: el administrador de la base de datos online puede realizar el mantenimiento de forma remota, sin necesidad de estar físicamente cerca de los servidores.
• Escalabilidad adaptable: es posible incrementar o reducir la capacidad de almacenamiento y la potencia del servidor según se requiera en el momento. Esta escalabilidad de recursos puede ser realizada de manera manual o automática, sin intervención humana.
• Accesibilidad a los datos: permite que usuarios con permisos concedidos interactúen con la data. La creación de perfiles de usuarios con permisos de acceso facilita que distintas personas puedan ejecutar ciertas acciones sobre las bases de datos en la nube.
• Actualización en tiempo real: cualquier cambio que se realice sobre la base de datos será visible para todos los usuarios de manera inmediata, ya que todo está sincronizado.
• Seguridad cifrada: los proveedores de servicios cloud ofrecen seguridad cifrada que clasifica datos, detecta vulnerabilidades y administra los permisos de acceso de los usuarios a través de software de encriptación.
• Espacio ilimitado en la nube: El almacenamiento de datos online cuenta con espacio limitado solo por el presupuesto de cada empresa y el proveedor del servidor. En teoría, las organizaciones disponen de todo el espacio que quieran para sus bases de datos.
• Sincronización con todos los dispositivos: La nube permite que un cambio realizado o un archivo subido a la base de datos en línea desde un dispositivo se refleje inmediatamente en cualquier otro aparato conectado a la misma.
• Información segura: Los servidores ofrecen la capacidad de realizar copias de seguridad o respaldos preventivos ante casos de incidentes de distintos tipos que eliminen o dañen la información original.

Desventajas de una base de datos online

Como cualquier otro sistema, una base de datos online tiene sus desventajas. A continuación puedes observar las 4 principales:

• Privacidad de datos: la privacidad es una de las razones que se debe tener en consideración antes de crear una base de datos online, esto debido a que muchos proveedores no son confiables o tienen sistemas de seguridad vulnerables.
• Dependencia del proveedor: las empresas mantienen total dependencia ante quienes les prestan los servicios cloud. Al presentarse algún fallo en el sistema, lo único que se puede hacer es notificar y esperar a que sea reparado por el proveedor.
• Dependencia de Internet: al estar alojado en la web, el almacenamiento de datos online solo es accesible a través de la web, lo que supondría un problema si no se tiene acceso a internet.
• Ataques remotos: Internet aloja peligros como los ataques informáticos por parte de hackers y malwares como los troyanos que siempre están en busca de vulnerabilidades para robar información y ocasionar fallas en el sistema. Las bases de datos online pueden no salvarse de estas amenazas.

El cloud computing es una de las tendencias informáticas que cada día ganan más terreno gracias a su versatilidad y accesibilidad. Sus características permiten que plataformas enteras y bases de datos de distintos tipos sean migradas a los servidores web. 

Aunque existen riesgos y desventajas, la verdad es que los servicios cloud están evolucionando a ritmo acelerado, haciendo que una base de datos online sea una opción importante para las organizaciones.

Diferencias entre Excel y los sistemas CRM/ERP

Cuando se trata de microempresas, una opción viable es utilizar Excel para gestionar la base de datos de los clientes. Sin embargo, para organizaciones que superan esta categoría, es necesario migrar hacia sistemas CRM o ERP.

En este sentido, algunas de las diferencias entre Excel y los sistemas CRM/ERP que merece la pena tener en consideración son las siguientes:

• En Excel se organizan los datos de forma manual. Con los CRM/ERP, la organización es automática.
• Los CRM/ERP permiten obtener informes analíticos en tiempo real. Mientras que con Excel es necesario descargar por separado cada archivo disponible para, posteriormente, elaborar los informes.
• Con Excel todo se gestiona a través de la creación y edición de hojas de cálculo. En los CRM/ERP se trabaja con diversas herramientas personalizadas.
• Con un CRM/ERP es posible automatizar todos los procesos estadísticos de la empresa, mientras que con Excel solo se pueden gestionar datos y estadísticas de forma manual.
• Los controles de acceso en los usuarios de CRM/ERP son mucho más versátiles y específicos, en Excel son rígidos y poco personalizables.
• El objetivo principal de los CRM/ERP es centralizar la información de todos los departamentos de la empresa. Excel, por su parte, funciona como una herramienta para gestionar datos en documentos individuales.
• Excel está diseñado para trabajar, preferiblemente, desde un ordenador. Los CRM/ERP pueden utilizarse desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier lugar del mundo, ya que cuenta con servidores en la nube.

Gestionar una base de datos: Excel o sistemas CRM/ERP

Excel es fundamentalmente una herramienta de cálculo. Poder cargar datos en Excel no constituye su propósito básico. Microsoft mismo sugeriría MS Access para ello en pequeñas empresas. Su uso recomendado en el mercado empresarial es solo para visualizar datos concretos y realizar análisis sobre ellos. Es por ello que Microsoft recomienda su utilización para empresas pequeñas, principalmente.

Por tanto, para empresas medianas y grandes es necesario contar con sistemas CRM o ERP. Esto no solo para automatizar procesos, sino también para reducir al mínimo el margen de error.

Estos dos sistemas se complementan para optimizar el rendimiento global de las empresas cuya magnitud no permite gestionar correctamente una base de datos de clientes en Excel. Sin embargo, ello no indica que se deba desechar las hojas de cálculo. Excel funciona como un fantástico soporte para el análisis de datos empresariales.

¿Qué es una base de datos transaccionales?

Una base de datos transaccionales es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGDBR) que funciona asociado a una base de datos relacional. Su objetivo es asegurar que las transacciones dentro de la BDR se cumplan al 100% o, en su defecto, se reviertan. Es decir, no permite que las transacciones queden incompletas.

Las bases de datos transaccionales se caracterizan por ejecutar grandes cantidades de transacciones a muy alta velocidad, ya que solo se encargan del envío y recepción de datos.

Ejemplo de la funcionalidad de una base de datos transaccionales

En cada transferencia bancaria se desarrollan dos operaciones distintas:

• Primero, se debita el dinero en la cuenta de origen.
• Segundo, se suma el dinero en la cuenta de destino.

La base de datos transaccionales es la encargada de validar o deshacer dicha transferencia. Es decir, si ambas operaciones se completan, entonces la transferencia se registra como finalizada. Si la segunda operación falla, el dinero se devuelve a la cuenta de origen y la transferencia no se registra en la base de datos.

En este sentido, el sistema gestor de bases de datos evita que el dinero desaparezca ante cualquier error producido, ya que garantiza que las dos operaciones se cumplan o no se cumpla ninguna.

Ventajas de las bases de datos transaccionales

Las principales ventajas de una base de datos transaccionales son:

• Permite modificar la información sin poner en riesgo la integridad de los datos más sensibles del sistema.
• Asegura la integridad de los datos gracias a sus propiedades ACID.
• Brinda una gran capacidad de recuperar el historial de los datos almacenados, reduciendo al máximo el riesgo de pérdida de datos por fallas en el sistema.
• Organiza, estructura y optimiza los datos dentro de los almacenes de datos empresariales, facilitando así las consultas complejas.
• Ofrece datos actuales y en tiempo real necesarios para algunos tipos de análisis y posterior toma de decisiones tácticas.
• Ejecuta las operaciones con muy baja latencia. Es decir, su velocidad de procesamiento es bastante rápida.
• Realiza réplicas de bases de datos de producción en tiempo real para actividades de monitoreo.
• Ayuda a capturar datos sobre el contexto histórico de cada operación, con el fin de facilitar los análisis posteriores.
• Posee un tamaño relativamente reducido en el caso de que se encargue de archivar datos históricos.
• Aumenta la consistencia del procesamiento de transacciones al integrarse con sistemas de analítica.

Lenguaje SQL en bases de datos transaccionales

SQL (Structured Query Language) o Lenguaje de Consulta Estructurada es un lenguaje de programación basado en el cálculo y el álgebra relacional. Su función es permitir el acceso y la modificación de los datos dentro de una base de datos o su sistema de gestión.

Hoy en día, el lenguaje SQL es un estándar según el American National Standards Institute (ANSI) y la International Organization for Standardization (ISO). Dicha estandarización permite contar con el SQL como un lenguaje en común para una gran cantidad de bases de datos y sistemas de gestión, como la base de datos transaccionales. Esto facilita la intercomunicación entre todos los productos basados en SQL.

En Enzyme Advising Group, asesoramos y acompañamos a las empresas para que puedan crear, migrar o gestionar sus bases de datos online con éxito. Nuestras soluciones integrales permiten llevar a cabo procesos de transformación digital 100% adaptados a las necesidades de cada negocio.