William Thomson Kelvin, especialmente conocido por ser el creador de la escala termométrica “Kelvin”, enseñó a sus alumnos: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.“

Debido a la transformación digital de la actualidad, las organizaciones se encuentran inmersas en un entorno tan competitivo que les es prácticamente obligatorio implantar un sistema de mejora continua que les ayude a autoevaluarse y poder así realizar cambios que les hagan más eficientes y competitivos.

Dentro de este ciclo de mejora continua, la medición es imprescindible y fundamental, ya que una vez se ha planificado el enfoque o estrategia de la organización, es decir, se han definido los objetivos, métodos y formas de acción, se podrán evaluar y analizar los resultados mediante indicadores bien definidos que ayudarán a guiar las decisiones.

Para medir el nivel de rendimiento de un proceso se utilizan los conocidos KPIs (key performance indicator), indicadores clave que permiten realizar medidas de rendimiento cuantificables de objetivos fijados previamente. Cada departamento de una organización debería de definir sus propios indicadores y poder así evaluar los distintos procesos de esta.

En este artículo nos hemos querido centrar en los KPIs logísticos dado que, aunque la logística no es una actividad nueva, está creciendo tan rápidamente que hace que las empresas tengan la necesidad de medir y evaluar el rendimiento en cada una de las fases de la cadena con el fin de minimizar los costes, cuidar la calidad y lograr el éxito empresarial.

Objetivos

Los KPIs logísticos deben de realizar mediciones que permitan a la organización:

• Aumentar la productividad
• Minimizar costes
• Aumentar la competitividad
• Optimizar recursos y procesos
• Mejorar el rendimiento
• Aumentar los niveles de calidad
• Minimizar errores
• Mejorar el flujo de información interna
• Incrementar la satisfacción de los clientes

Características

Para lograr cumplir con los objetivos, los KPIs logísticos deberán de establecerse utilizando el modelo S.M.A.R.T. (Smart, Mesurable, Achivable, Realistic and Time-Bound):

• Específicos: Definirlos acorde con la misión, visión, estrategia y factores de competitividad de la organización.

• Medible: Cuantificar los resultados en número o porcentajes para poder tomar decisiones y planificar la estrategia de la organización.

• Alcanzable: Definirlos manteniendo el equilibrio adecuado entre la realidad y la ambición de manera que nos permita lograr medir nuestro progreso hacia la estrategia definida.

• Realista: Deben de ajustarse a las capacidades y características de la estrategia definida

• Limitados en el tiempo:  deben de establecerse para un determinado periodo de tiempo y revisarlos cada cierto tiempo. Es importante que puedan compararse con los datos obtenidos en otras mediciones.

Fases de la cadena y KPIs logísticos

Existen muchos KPIs logísticos dentro de cada una de las fases de la cadena logística que se pueden tener en cuenta a la hora de extraer resultados de rendimiento una organización. A continuación, nombramos los más importantes de cada fase.

• Compra y abastecimiento:

Medir el servicio que ofrecen los proveedores para aprovisionar de las materias primas necesarias es importante para el buen desempeño de la producción de una organización.

• Coste medio de las órdenes de compra. Saber el coste promedio de un pedido ayudará a conocer el margen de beneficio que se obtiene.

• Lead time (plazo de aprovisionamiento). Tiempo que tarda un proveedor en entregar la orden de compra desde el día que se emitió el pedido.

• Plazo medio de pago. Conocer el plazo de pago de los proveedores permite definir el pago de cobro de los clientes sin afectar al flujo efectivo.

• Errores de facturación (en porcentaje). Sin procesos automatizados, los errores humanos cometidos en la facturación son comunes y se pueden cuantificar.

• Almacenamiento e inventario:

Conocer el stock en los almacenes y realizar un inventario de estos, ayuda a conocer el contenido y evitar así pedidos innecesarios y reducir costes:

• Rotación de inventario de productos terminados. Conocer la cantidad de veces que el inventario debe de ser reemplazado durante un determinado período de tiempo para así poder regular el nivel de producción.

• Rotación de inventario de materias primas. Disponer de las materias primas necesarias para no afectar a la producción ni tener un sobrestock que genere gastos innecesarios.

• Errores de previsión de demanda. Conocer y revisar la causa de pedidos de mercancía innecesaria.

• Rotura de stock de materia prima. Insatisfacción de la cantidad demandada por un consumidor provocada por la ausencia de stock.

• Cobertura de stock.  Indica el número de días de consumo que las existencias pueden cubrir.

• Distribución:

Conocer el tamaño del almacén para poder determinar los pedidos a realizar y medir la productividad de los empleados aumentarán la eficiencia de los almacenes.

• Unidades procesadas por metro cuadrado.  Cálculo entre el total de las unidades procesadas entre el espacio útil en metros cuadrados del almacén.

• Productividad en volumen movido. Mide la eficiencia de los empleados, calculando el volumen de género movido por cada hora laboral.

• Porcentaje de utilización de espacio. Conocer el espacio libre disponible en el almacén para poder gestionar mejor nuevos pedidos.

• Plazo de envío en centro de distribución. Cálculo entre la media de la diferencia de tiempo entre la fecha de recepción del pedido en el centro y la fecha de envío del pedido.

• Transporte:

La automatización de las tareas de transporte permitirá obtener indicadores que ayuden en la mejora de esta fase.

• Coste total del transporte. Suma total de los costes de consumo de combustible, mantenimiento de las unidades, planeación de rutas, estilo de manejo de los conductores, salarios, etc.

• Costo de transporte medio unitario.  Cálculo entre el coste total del transporte entre el número de unidades producidas.

• Costo por kilómetro. Cálculo del coste total del transporte entre el total de los kilómetros recorridos.

• Envíos por pedidos. Cálculo entre el número total de envíos y el número total de pedidos.

• Envíos no planificados y urgentes. Conocer e identificar la frecuencia y tendencia de estos pedidos ayudarán en la planificación.

• Entregas a tiempo. Conocer el cálculo de la cantidad de entregas que no se realizan a tiempo puede ayudar a identificar sus causas.

• Gestión de pedidos entregas: 

Conocer los tiempos, cantidades, documentación que se hacen en la entrega de un pedido permitirá aumentar la gestión y rendimiento de las entregas.

• Pedidos a tiempo y completos (OTIF). Medir que los pedidos al cliente se hagan a tiempo y completos (sin faltantes y en buenas condiciones).     

• Nivel de servicio/Fill-Rate (FR). Porcentaje de la mercancía entregada de un pedido con relación al total del pedido.

• Costo medio de gestión de pedidos. Calcula el coste medio de todo el proceso de un pedido, desde que se crea el pedido hasta que se entrega.

• Tiempo del ciclo de pedidos. Conocer el tiempo medio que se tarda en preparar y completar un pedido desde que se crea.

Aunque son múltiples y muy variados los KPIs logísticos que se pueden emplear en la medición del rendimiento del proceso logístico de una organización, siempre es necesario realizar un estudio previo de las líneas de negocio y procesos que permita establecer los indicadores oportunos para cada caso. Dentro del proceso de gestión y mejora continua de cualquier organización está la fase de medición de los logros obtenidos en relación con las metas u objetivos planificados por lo que una buena definición de los KPIs logísticos hará que la organización pueda descubrirse a sí misma y orientar cambios para hacerla más eficiente y competitiva.