¿Cómo se ejecuta un proyecto de automatización de procesos con RPA?

La automatización de procesos con RPA es una de las tendencias en la transformación digital. La posibilidad de automatizar tareas, para que las personas puedan dedicar su tiempo y esfuerzo a tareas de mayor valor, es toda una revolución y, cada vez más, una necesidad para destacar en el mundo empresarial. Por eso, en este artículo te explicamos cómo se ejecuta un proyecto de automatización de procesos con RPA y las claves para acertar con su implantación.

Ejecución de un proyecto de RPA

Lo primero, es entender bien el concepto de RPA. Es decir, si te planteas entrar en el mundo de la Automatización Robótica de Procesos —RPA, Robotic Process Automation, en inglés— comienza por entender exactamente qué puede y que no puede hacer un RPA.

Una vez entendido el concepto y las posibles tareas a automatizar, podemos sumergirnos en el proceso de ejecución de un proyecto de RPA. Consta de 5 pasos y se corresponde con las fases que seguimos en Enzyme cuando un cliente manifiesta su interés por automatizar alguno de los procesos que forman parte de su actividad empresarial. ¡Veamos cuáles son!

1. Reunión inicial de proyecto

El primer paso es concertar una reunión inicial del proyecto. Es el momento de exponer los procesos que la empresa considera que pueden ser automatizados. Es importante que el cliente realice un análisis previo para definir los roles, estudiar las fases y tener claros sus objetivos. 

Para ello, se deben tener en cuenta diferentes factores:

1. Ahorro en tiempo.
2. Posibilidad de descargar tareas a los empleados.
3. Agilidad.
4. Esfuerzo que implica automatizar las tareas.
5. Beneficios de dicha automatización.

Cabe recordar que no todos los procesos son automatizables. Además, tampoco es necesario llegar a ese extremo.

En esta reunión inicial, es necesario analizar si los procesos a automatizar cumplen con los requisitos mínimos para implantar un RPA:

1. Dotar al robot de un ordenador. Como si de un empleado nuevo se tratara, el robot requiere de un equipo para llevar a cabo sus tareas.
2. Dotar al robot de una conexión remota. Bastaría con instalar el escritorio remoto que nos convenga. 

Después de valorar la viabilidad de la automatización, el cliente proporciona el acceso a todas las herramientas implicadas en el proceso a automatizar. Así, podremos instalar el robot en el sistema de pruebas del cliente.

2. Definición

En esta fase, lo más importante es documentar bien todo el proyecto. De este modo, se deben escribir con todo detalle los pasos que debe completar el robot para ejecutar el proceso de principio a fin. 

Para realizar este proceso con éxito, deben intervenir todas las personas encargadas de realizar dichas tareas. Solo así podremos reunir toda la información necesaria de cada uno de los pasos, flujos y herramientas existentes en el proceso. 

En esta fase, también deben analizarse los riesgos y plantear una plan de acción específico para cada uno de los riesgos detectados.  

3. Desarrollo, implementación y pruebas

Después de reunir toda la información y plasmarla en un documento, que ponemos en común con el cliente, da comienzo la fase de desarrollo. Es, sin duda, la fase más larga de todo el proyecto.

Para mantener al cliente informado y no perder el foco durante la etapa de implementación, es necesario realizar reuniones periódicas. En ellas, se comprueba con los responsables del proceso si lo que ejecuta el robot sigue la línea marcada en la fase de definición. De este modo, podemos ir ajustando posibles desviaciones o procesos de mejora.

4. Puesta en producción

Ha llegado el momento de desplegar el RPA con los datos y accesos reales del cliente. Cuando el robot maneja información activa, debemos llevar a cabo un proceso de monitorización de los datos para comprobar que el robot se comporta de igual forma que en la fase de desarrollo. Así, podemos realizar los ajustes o correcciones oportunas.

5. Soporte y mantenimiento

Por último, llegamos a la etapa final. Es importante señalar que todo robot debe ser mantenido en el tiempo, por lo que se hace necesario revisar y actualizar el flujo del robot ante cualquier cambio del proceso a lo largo del tiempo.

Hasta aquí, las 5 fases para poner en marcha un proyecto de RPA. Es un buen ejercicio estudiar otros casos de uso en nuestro sector, o en otros, y los beneficios que reporta a las empresas que los han implementado.

Para finalizar con este artículo, recapitulemos. Para que las anteriores fases que componen un proyecto de RPA transcurran con agilidad, hay tres factores claves que son para evitar bloqueos o problemas durante el desarrollo del proyecto:

1. Es necesaria la disponibilidad del equipo y el conocimiento detallado de los interlocutores y personas que intervienen en el proceso que vamos a automatizar. Esto tiene que ver con la disponibilidad periódica de los responsables del proyecto para realizar las reuniones iniciales, de definición y de seguimiento, así como adquirir el conocimiento suficiente para aclarar dudas de negocio.
2. Igualmente de necesario es disponer de una infraestructura mínima para la implementación del RPA: una máquina de uso casi exclusivo para el robot y su acceso a través de conexión remota.
3. Finalmente, es importante poder realizar pruebas con la mayor variedad posible de datos y el mayor número de variantes de flujo automatizado. Esto nos permitirá probar el comportamiento del robot en cualquier tipo de situación y ajustarlo a todos los escenarios de trabajo que tengamos contemplados en la definición del proyecto. Cuantos más datos dispone el robot, mejores capacidades para trabajar le vamos a dar. Incluso, es recomendable informar al robot de datos erróneos para que éste los pueda identificar.

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