La tecnología RPA es una de las grandes áreas de mejora que se están imponiendo en los últimos años en los procesos de las empresas. Se estima que el 60% de las grandes empresas globales habrán invertido en desarrollos RPA antes de 2021 y que el mercado de este tipo de soluciones va a tener un crecimiento acumulado de más del 30%. Así las aplicaciones de RPA se están convirtiendo en uno de los factores clave en la búsqueda de eficiencias y la mejora la rentabilidad de las empresas.
Un proceso RPA (Robotic Process Automation por sus siglas en inglés) o robot RPA es un programa capaz de ejecutar el proceso o tarea de trabajo que realiza una persona con una o con varias aplicaciones. Para ello genera una rutina en la que se almacenan todas las iteraciones que realiza el operador humano con los distintos interfaces implicados.
Un RPA dispone además de reglas para iniciar las rutinas ya sea de forma periódica (a una hora determinada para capturar en varios sistemas toda la información que se necesita para generar un informe) o bien a iniciativa de un disparador (la llegada de un email o el inicio de un procedimiento en una aplicación por parte del operador humano). Las iteraciones pueden ser procesos tan prácticos como iniciar sesión, abrir y cerrar carpetas, copiar y pegar datos. Además, se pueden usar para rellenar formularios y extraer datos de múltiples fuentes e integrar dos o más sistemas no compatibles.
La primera esencia de un RPA es que su objetivo es muy fácilmente entendible: replicar las tareas de los trabajadores humanos (sobre todo las más tediosas). La segunda es que son soluciones muy versátiles que, al partir de reemplazar la actividad humana con los frontales de las aplicaciones hace que sea muy fácilmente integrable con cualquier solución en la que exista este interfaz.
Además, puede automatizar tareas en las principales aplicaciones desarrolladas en cualquier lenguaje como HTML o Java o también su aplicabilidad en los principales sistemas de bases de datos o de ERP como Oracle o SAP.
Ambos motivos hacen que el ROI de este tipo de implementaciones sea muy alto, llegando a un retorno de inversión de entre 6 y 10 veces respecto a la inversión inicial. Su bajo coste de implementación, al ser muy poco intrusivo con los sistemas preexistentes, y la capacidad de ahorro de horas-hombre están detrás de estas cifras.
La versatilidad de este tipo de solución hace que sea muy adaptable a cualquier proceso empresarial dónde se esté produciendo una tarea reiterativa. Ejemplos de procesos o áreas de la empresa en las que la implementación de RPA está trayendo grandes beneficios son:
Un ejemplo práctico es el de la conciliación de movimientos de tarjetas de crédito. Los contables registran los gastos de la empresa y deben conciliarlos con el banco. El RPA puede conciliar estos movimientos automáticamente si se programa adecuadamente ahorrando horas de trabajo y evitando los errores de registro debidos al factor humano.
También se utiliza para dar mejor experiencia al usuario en llamadas telefónicas. El agente recibe un formulario con los datos del usuario y agiliza el tiempo de respuesta y mejora la atención al problema durante la llamada, además de los ahorros que se producen al reducir los errores.
Otra área en las que los RPA están además generando un gran valor social es el apoyo a la gestión de la Covid-19. Se ha utilizado para automatizar el proceso de recopilación de datos sanitarios y registrarlos de manera segura generando datos y análisis reduciendo drásticamente la participación humana. Esto facilita que el personal sanitario pueda focalizarse en los cuidados de los pacientes.
Los robots RPA son una solución inteligente para la automatización. Un paso necesario para todas las empresas del futuro y que ya muestra beneficios en el presente. Abre horizontes para nuevos procesos automatizados en los ámbitos donde se esperan picos de trabajo, como en el sector sanitario o la esperada próxima recuperación, para la que las empresas deberemos dar una respuesta flexible si queremos cubrir toda la demanda latente que el parón de la epidemia está acumulando.
