El secreto del éxito de los RPA en el día a día

¿Qué tienen en común un Robot Recruiter, una app de carga de justificantes de gasto o un gestor de nóminas? Estas son soluciones nos resultan muy familiares y en su base tienen un denominador común: la tecnología Robotic Process Automation (RPA). En esencia esta tecnología lo que facilita es automatizar tareas que habitualmente realiza un operador humano y que son repetitivas.

La realidad es que la tecnología RPA permite automatizar muchas tareas del día a día que son repetitivas. Estas pueden ser introducir y transferir datos entre diferentes aplicativos, procesar transacciones e incluso responder correos electrónicos. De hecho, el 45% de las actividades que hacemos pueden automatizarse, incluido el 20% del trabajo de los directores ejecutivos.

El impacto de los RPA en las cuentas de resultados es notable permitiendo reducir costes y tiempos de ejecución de muchos procesos. De hecho, de manera similar a la inteligencia artificial, está creando nuevos puestos de trabajo, con personas capacitadas para gestionar los RPA, al tiempo que modifica los actualmente existentes. Aunque actualmente menos del 5% de los trabajos se automaticen totalmente, muchas actividades pueden automatizarse parcialmente y la tecnología RPA jugará un papel muy importante en esa automatización.

¿Qué beneficios aporta la implantación de RPA?

La utilización de RPA permite aumentar la productividad de las empresas, con los beneficios que de ello se derivan de reducción de costes o aumento de la capacidad de atención. Estos mejores resultados llegan por múltiples vías:

• Mayor flexibilidad de la organización para adaptarse a puntas de trabajo.
• Menor tasa de errores a la hora de transferir información entre aplicativos.
• Mayor satisfacción del cliente por reducción de tiempos de respuesta y reducción de errores.
• Mayor motivación del empleado, disminuyendo rotación y mejorando su rendimiento.
• Mejora de los resultados de acciones basadas en analítica por la mayor calidad de la información utilizada.
• Reducción de riesgo de fuga de datos sensibles al disminuir el número de personas que acceden a estos.
• Aumento de la trazabilidad del uso que se realiza de la información.

¿Cómo nos puede ayudar la automatización en nuestra vida cotidiana?

Al combinar los RPA con otras tecnologías como la Inteligencia artificial se pueden alcanzar niveles de automatización aún mayores, aliviando así nuestra vida cotidiana.

Ahora se puede delegar la gestión de contraseñas para mantener su seguridad, la gestión de citas accediendo al calendario de los participantes a una reunión, o el cambio de formato de documentos.

Otras actividades cotidianas beneficiadas son la gestión del correo (clasificando, ordenando por prioridad e incluso respondiendo), la gestión de cumpleaños (generando avisos y enviando comunicaciones) o la traducción de los email y otros documentos.

Junto a estas aplicaciones existen también múltiples aplicaciones dentro de la empresa que mejoran la productividad de nuestros equipos al permitirles dejar de dedicar su tiempo a actividades repetitivas:

• Responder las preguntas frecuentes de los empleados.
• Compra repetitiva de suministro de oficina.
•  Introducción de datos en aplicativos de contabilidad y finanzas.
• Mejora de la respuesta de los servicios de atención al cliente.
• Mejora en la gestión de nuevos clientes, trabajadores o partners (onboarding).
• Recopilación de información para realizar Comunicaciones a clientes.

En cualquier caso, estas soluciones nos permiten desatascar muchos cuellos de botella que han ido apareciendo en la organización y conviene, antes de acudir a esta tecnología, tener una visión de conjunto y contar con un aliado experto que nos ayude a identificar si la mejor solución para nuestra organización pasa por un RPA o es preferible una revisión de las aplicaciones o metodologías con las que se trabaja.

Como vemos las empresas pueden ya aprovechar la tecnología RPA, que ha demostrado su madurez, para mejorar sus procesos y operaciones existentes. Para ello, es necesario conocer e identificar potenciales procesos que cumplan con las características mencionadas y puedan ser automatizados mediante robots. Esto permitirá generar impactos positivos en diferentes niveles, desde el servicio a clientes hasta objetivos estratégicos.